Problématique client
En tant qu'agence, ActivDev reçoit quotidiennement de nombreuses demandes de contact provenant d’entreprises variées : PME, startups, et autres structures. Ces demandes sont souvent très diverses :
- Certaines concernent des projets alignés avec nos services, d'autres non.
- Les budgets varient considérablement et ne sont pas toujours en adéquation avec la portée des projets.
- Il arrive également que les demandes requièrent des prestations que nous ne proposons pas.
Analyser manuellement chaque demande représentait un défi : comprendre l’activité de l’entreprise, évaluer la pertinence du projet, analyser le site web, estimer le travail requis, et prioriser les demandes. Ce processus, bien qu’essentiel, consommait un temps précieux qui aurait pu être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Nous avons rapidement réalisé qu’une solution était nécessaire pour simplifier et accélérer cette gestion tout en maintenant une évaluation précise et cohérente.
Travail effectué par ActivDev
Chez ActivDev, nous avons décidé de combiner automatisation et intelligence artificielle pour transformer ce défi en opportunité. Voici comment nous avons procédé :
Étape 1 : Analyse automatisée des entreprises
La première étape de notre système consiste à collecter des informations clés sur l’entreprise qui nous contacte :
- Secteur d’activité
- Valeur ajoutée et USP (Unique Selling Proposition)
- Public cible et stratégie adoptée
Ces données sont automatiquement extraites et organisées, offrant une vision claire et complète de chaque prospect.
Étape 2 : Évaluation des demandes
L’IA examine ensuite la demande spécifique :
- Type de service requis
- Capacité de notre agence à répondre à cette demande
- Timing nécessaire et délais potentiels
- Complexité et durée estimées du projet
Cette étape permet d’évaluer si la demande est réalisable et d’identifier les priorités.
Étape 3 : Intégration du budget et scoring
Nous avons conçu une méthode de scoring automatisé, attribuant une note de 1 à 10 à chaque demande. Ce score est calculé en fonction :
- De la correspondance entre la demande et nos services.
- Du budget disponible par rapport au coût estimé.
- De l’adéquation avec notre clientèle idéale.
Étape 4 : Synthèse et priorisation
Une fois les analyses terminées, le système envoie un rapport récapitulatif par courriel. Ce rapport inclut :
- Le score global.
- Les raisons détaillées du scoring.
- L’identité de l’entreprise et la nature de sa demande.
- Notre capacité à répondre à cette demande et les délais possibles.
- Une évaluation de la priorité à accorder.
Grâce à ce processus, notre équipe reçoit en quelques minutes des informations précises et organisées, prêtes à être utilisées pour prendre des décisions rapides et stratégiques.
Résultats
-81% de temps d’analyse et suivi client optimisé