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Problématique client
Cas client : Automatiser la prise de notes et la création de propositions pour un cabinet de conseil
Problématique client
Dans ce cabinet de conseil, chaque consultant réalise plusieurs appels découverte par semaine avec des prospects.
Jusqu’à récemment, le processus qui suivait était 100% manuel :
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Le consultant rédigeait lui-même le compte-rendu de l’appel
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Puis il créait une proposition commerciale sur-mesure
Résultat ? Des heures perdues chaque semaine, une charge mentale importante, et des retards dans l’envoi des propositions.
L’entreprise voulait un système plus fluide, sans sacrifier la qualité ni la personnalisation.
Contexte
Avec une équipe de consultants expérimentés et un positionnement haut de gamme, ce cabinet ne pouvait pas se permettre d’automatiser à moitié.
Chaque compte-rendu devait rester clair, structuré, fidèle à l’échange.
Et chaque proposition devait intégrer les tarifs, offres spécifiques, contraintes techniques, etc.
Il fallait donc un agent IA fiable, cohérent avec l’image de la marque, et capable de comprendre les offres et le vocabulaire métier.
Problématiques engendrés
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Temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée (notes, mails, documents)
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Incohérences dans les formats de comptes-rendus ou de propositions selon les consultants
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Risque d’oubli d’informations clés (dates, budgets, besoins client)
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Délais trop longs entre l’appel et l’envoi de la proposition
Travail effectué par ActivDev
Ce que nous avons mis en place
1. Agent IA pour le compte-rendu d’appel
Juste après chaque appel :
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L’enregistrement est transcrit automatiquement via Letterly
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Un agent IA lit la transcription et génère un compte-rendu structuré selon un template défini par le cabinet (rubriques : contexte, besoins, prochaines étapes, etc.)
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L’IA connaît les services, références et positionnement du cabinet (grâce à une mémoire intégrée) : elle sait ce qui est pertinent à mettre en avant
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Le compte-rendu est :
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Stocké dans Google Drive
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Envoyé par email au consultant, en texte + en brouillon dans sa boîte Gmail, prêt à être envoyé au prospect
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L’IA est aussi promptée pour ajouter automatiquement les dates, les chiffres évoqués, les objectifs du prospect, etc.
Le consultant n’a plus qu’à relire et valider.
2. Agent IA pour la proposition commerciale
Une fois le compte-rendu validé :
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Un deuxième agent IA récupère ce CR
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Il génère une proposition commerciale complète (format Word ou PDF), avec :
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Les bons services proposés
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Les prix adaptés (connus grâce à la mémoire + documents internes)
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Des blocs personnalisés selon le profil du client
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La proposition est enregistrée automatiquement dans le bon dossier Google Drive
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Un email type avec la proposition en pièce jointe est généré en brouillon pour le consultant
Cet agent est entraîné sur les offres du cabinet, les règles de tarification, les cas clients existants, etc.
Il sait adapter le ton, le format et le contenu à la réalité métier de l’entreprise.
Outils utilisés
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n8n : pour orchestrer les automatisations
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Letterly (ou Otter/Noota) : pour la retranscription audio des appels
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OpenAI + RAG (mémoire) : pour générer les comptes-rendus et propositions en tenant compte des offres et services internes
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Google Drive : stockage centralisé des documents
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Google Workspace : envoi automatique d’emails + drafts dans Gmail
Résultats obtenus
2h gagnées par appel en moyenne
Alignement total sur les standards internes (même format, même structure)
Réduction des délais entre l’appel et la proposition (souvent envoyée dans la même journée)
Zéro perte d’information → tout est capté et structuré dès la fin de l’échange
Consultants pouvant se concentrer sur leurs métiers, plus focus sur la relation et la vente
Une automatisation humaine et efficace
Ce projet a permis à ce cabinet de conseil de franchir un cap :
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Moins de tâches répétitives
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Plus de réactivité
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Une image plus professionnelle dans les échanges commerciaux
Le tout sans perdre la touche humaine, puisque les consultants restent toujours décisionnaires — ils relisent, adaptent si besoin, et gardent la main.
Mais ils ne partent plus de zéro.
Résultats
-89% de temps de rédaction de contrats