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Problématique client
Cas Client : Comment améliorer l'Onboarding RH avec l'IA
Problématique client
Cette entreprise du secteur EdTech, en forte croissance, recrute plusieurs nouveaux collaborateurs chaque mois : profils tech, pédagogiques, support ou marketing.
Mais cependant :
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Le service RH était pris par l'ensemble de leurs activités.
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Les managers sont pris par l’opérationnel
- Le mentor designé est également généralement pris par ses activités.
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Et le process d’onboarding devenait inégal, chronophage, et difficile à suivre
Chaque arrivée impliquait :
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Des allers-retours pour collecter les infos administratives
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La génération manuelle de contrats, accès et documents
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L’organisation d’un parcours d’intégration (agenda, visios, ressources internes)
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Et un flot de questions redondantes du nouveau collaborateur (“où sont les outils ?”, “qui contacter ?”, “quand est mon prochain point ?”)
L’entreprise cherchait une solution pour fluidifier et professionnaliser l’onboarding, sans dépendre d’un process 100 % manuel.
Contexte
L’EdTech avait déjà quelques outils en place : Google Workspace, Notion, Slack.
Mais aucune automatisation.
Chaque manager gérait l’arrivée à sa manière, avec un risque :
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D’infos oubliées ou incomplètes
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De collaborateurs mal accueillis
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D’une image peu claire dès le premier jour
Ils voulaient un onboarding automatisé, humain, mais efficace — et personnalisable selon les rôles.
Défis identifiés
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Trop de tâches manuelles à faible valeur (contrats, accès, relances…)
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Manque de cohérence d’un onboarding à l’autre
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Risque de mauvaise expérience collaborateur dès la première semaine
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Charge mentale pour RH + managers
Travail effectué par ActivDev
Ce que nous avons mis en place
1. Formulaire d’onboarding
RH ou manager remplit un court formulaire pour chaque nouveau collaborateur :
Nom, rôle, date d’arrivée, langue, manager, équipe, matériel nécessaire…
2. Génération automatique des documents et fiches
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Un contrat pré-rempli est généré en PDF (avec template dynamique)
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La fiche d’onboarding du collaborateur est rédigée par IA :
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Son poste, ses missions, son manager
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Accès à ses outils + bonnes pratiques internes
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Calendrier de la 1re semaine
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Tout est stocké dans un Drive partagé
3. Création du planning d’intégration
Le scénario crée automatiquement :
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Un point RH (30 min, visio)
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Un café d’équipe (Slack ou Meet)
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Un point manager (1h, semaine 2)
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Des rappels et échéances (matériel, contrat, outils)
4. Mise en place d’un chatbot IA RH
Le nouveau collaborateur accède à un chatbot , capable de répondre 24/7 aux questions comme :
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“Comment poser un jour de congé ?”
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“Où trouver la charte télétravail ?”
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“Qui est responsable du support tech ?”
- « Où trouver les documents pour la mutuelle ? »
Le chatbot est entraîné à partir des contenus internes : FAQ, process RH, fichiers internes — il donne toujours une réponse fiable ou oriente vers le bon contact.
5. Communication automatisée
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Le collaborateur reçoit un e-mail d’accueil + un process d’intégration personnalisé.
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Son manager et son équipe sont notifiés
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Le canal d’équipe est automatiquement mis à jour
Outils utilisés
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Make.com : pour orchestrer l’automatisation
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Google Form : formulaire d’entrée RH ou manager
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OpenAI : pour rédiger une fiche d’onboarding personnalisée + e-mails
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Google Drive : pour stocker les documents RH
- Google Calendar : création d’agenda d’intégration (visio RH, point manager, etc.)
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Slack : alertes internes et intégration du nouvel arrivant
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Chatbot IA RH : intégré pour répondre aux questions fréquentes
Résultats obtenus
✅ Expérience d’onboarding fluide et professionnelle
✅ 2 à 3h économisées par arrivée pour les RH
✅ Meilleure intégration des nouveaux collaborateurs
✅ Moins de questions répétitives grâce au chatbot
✅ Des équipes RH et managers avec moins de charge, mais toujours impliqués
Résultats
100% nouveaux arrivants satisfaits