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Problématique client
L’entreprise souhaitait structurer l’onboarding des nouveaux clients pour éviter les oublis et fluidifier le suivi.
Jusqu’ici, chaque nouveau client nécessitait plusieurs tâches manuelles :
- Ajout manuel dans les outils de suivi, avec un risque d’erreur.
- Affectation d’un responsable, parfois oubliée ou retardée.
- Communication éclatée entre emails, Slack et Google Sheets.
Ce manque d’organisation entraînait des délais inutiles et une charge administrative lourde.
Travail effectué par ActivDev
L’objectif était de rendre l’onboarding plus fluide et plus réactif, tout en réduisant au maximum les tâches manuelles.
Nous avons conçu un workflow automatisé avec Make.com, permettant d’orchestrer toutes les étapes sans intervention humaine.
Automatisation mise en place
- Déclencheur : Un client soumet un formulaire Google.
- Make.com récupère les informations et les enregistre dans un Google Sheet.
- Assignation automatique d’un Virtual Assistant (VA) chargé des premières étapes.
- Slack notifie l’équipe dans #customer-onboarding :
« Nouveau client : [Nom]. Onboarding lancé. Assigné à [VA Name]. » - Création d’une tâche ClickUp, demandant au VA d’uploader les documents clients.
- Mise à jour automatique du statut dans ClickUp, assurant un suivi en temps réel.
Ce système permet à l’équipe de rester informée sans avoir à gérer manuellement chaque étape.
Optimisation et Résultats
Grâce à cette automatisation, l’entreprise a pu :
– Accélérer l’onboarding, avec une prise en charge immédiate.
– Éliminer les oublis, chaque client étant automatiquement intégré dans le système.
– Réduire la charge de travail, en supprimant les tâches manuelles répétitives.
En un mot, un onboarding plus rapide, plus clair et sans effort.
Prochaine Étape
Automatiser le suivi post-onboarding, avec des relances et mises à jour programmées.
Créer un dashboard ClickUp, synchronisé avec Slack et Google Sheets, pour une vue d’ensemble en temps réel.
Impact du projet
L’automatisation a permis de réduire de 50% le temps passé sur l’onboarding, tout en garantissant un processus structuré et fiable.
Un premier pas vers une gestion client plus fluide et plus efficace.
Résultats
-50% de temps passé sur l’accueil des clients.